Dieser Beitrag erschien zuerst als Gastbeitrag bei ViennaEstate und wird hier in leicht angepasster Form erneut veröffentlicht.
Seit August 2025 wird das Telefonsystem der ViennaEstate Hausverwaltung GmbH durch das KI-Telefon der Cambioo FlexCo ergänzt. Das Wiener Startup entwickelt KI-gestützte Telefonlösungen, die speziell auf die Anforderungen von Hausverwaltungen zugeschnitten sind.
KI-Telefonie als Ergänzung zum Verwaltungsalltag
Ruft man heute bei ViennaEstate an, meldet sich ein digitaler Telefonagent von Cambioo. Dieser nimmt Anrufe entgegen, erfasst Anliegen strukturiert und leitet sie je nach Bedarf als Transkript per E-Mail an die zuständige Person weiter oder integriert sie direkt in das unternehmenseigene CRM-System.
Die Lösung wurde gezielt für den Einsatz in der Immobilienverwaltung entwickelt und individuell an die Abläufe der ViennaEstate angepasst. Der Telefonagent kommuniziert dabei natürlich und verständlich: Er beantwortet Fragen, stellt bei Bedarf Rückfragen und bereitet Inhalte so auf, dass sie von Verwalterinnen und Verwaltern effizient weiterbearbeitet werden können.
Der Mehrwert entsteht nicht nur durch Erreichbarkeit, sondern durch strukturierte Übergabe: aus einem Anruf wird direkt ein verwertbarer Vorgang.
Weniger Rückfragen durch Dashboard und Live-Matching
Zusätzlich steht ViennaEstate ein individuell eingerichtetes Dashboard zur Verfügung, über das sämtliche Einstellungen und Anpassungen des KI-Telefons selbst verwaltet werden können. Damit lässt sich die Lösung laufend an interne Abläufe und neue Anforderungen anpassen.
Eine weitere Neuerung ist das sogenannte Live-Matching: Bereits während des laufenden Telefonats kann die anrufende Person automatisch dem Eigentümer- oder Objektprofil zugeordnet werden. Das reduziert Rückfragen und beschleunigt interne Prozesse spürbar.
24/7 erreichbar ohne Warteschleife
Durch den Einsatz von Cambioo kann ViennaEstate ihren Mieterinnen und Mietern eine durchgehende Erreichbarkeit rund um die Uhr anbieten. Warteschleifen entfallen, da das System mehrere Anrufe gleichzeitig entgegennehmen kann.
So entsteht eine spürbare Entlastung im Arbeitsalltag - für das Team ebenso wie für die Anrufenden. Gerade in Zeiten hoher Anrufvolumina zeigt sich, wie stark ein spezialisierter KI-Telefonagent die Verwaltung operativ unterstützen kann.
Fazit
Das Beispiel ViennaEstate zeigt, wie KI-Telefonie in der Hausverwaltung heute bereits praktisch eingesetzt werden kann: Anrufe werden nicht nur angenommen, sondern direkt strukturiert, weitergeleitet und in bestehende Systeme eingebettet. Aus Erreichbarkeit wird Prozessentlastung.
Wer KI-Telefonie sinnvoll einsetzt, verbessert nicht nur den Service für Mieter und Eigentümer, sondern schafft auch intern mehr Ruhe, Klarheit und Bearbeitungsgeschwindigkeit.